O iGED é um sistema GED – Gestão Eletrônica de Documentos – bastante flexível e com um ampla variedade de aplicações. Seja na automação de políticas de qualidade, na organização dos departamentos, na disponibilidade de dados; enfim, em toda e qualquer aplicação onde se faz necessário digitalizar e gerenciar documentos e informações.

Através de um scanner simples ou profissional, arquivos PDF é possível reduzir custos e espaço físico. Os acessos aos arquivos é seguro, facilitando o trabalho de funcionários, clientes, fornecedores e terceiros envolvidos nos processos de sua empresa. Minimizando o tempo que seus funcionários gastam procurando e armazenando novamente os documentos, protegendo, e organizando o acervo o iGED se torna uma solução indispensável. Reduzindo custos com cópias e o impacto ao meio ambiente.

O processo de indexação pode ser efetuado em lotes ou um único arquivo. A estrutura robusta do iGED permite que sejam contratadas empresas terceiras para fazer esses serviço (SCANNER – INDEXAÇÃO), aumentando ainda mais a dinâmica de sua empresa. Dentro do processo de indexação, existe um algoritmo inteligente que permite ao iGED buscar informações dentro do documento.

O acesso pode ser feito de qualquer lugar com conexão à Internet, sem que haja custos com infra-estrutura (HARDWARE e SOFTWARE). A velocidade da informação em suas mãos, a qualquer hora do dia ou semana. Redução de papeis circulando dentro da empresa. Centralização dos documentos, evitando perdas e alterações desordenadas e o desvio de informações confidenciais.

• Gerência de documentos
• Facilita a consulta e elimina cópias de papel
• Segurança
• Redução de custos de infra-estrutura
• Centralização da informação
• Acesso pela Internet

Com o iGED, a economia de papel passa a ser evidente, pois não será mais necessário a geração dos documentos físicos, apenas digitais, e mesmo que haja a necessidade da geração de documento físico, esse só será gerado uma cópia, sendo essa a original.

Com isso o iGED auxilia na sustentabilidade de produção na sua empresa e diminuição de custos, como explicitado nesses números:

• A média de cópias de um documento chega a 19 vezes
• Uma tonelada de papel equivale a aproximadamente 210000 folhas
• Numa média de 5 folhas por documento, 1 tonelada de papel equivale a 2000 documentos
• 1 tonelada de papel necessita de 50 a 60 árvores de eucalipto, 100000 litros de água e 5000KWh para sua produção
• 28 toneladas de papel equivale ao desmatamento de 1 hectare de floresta
• Acesso pela Internet

OBS: estimativa em formato de papel tamanho A4.

Tendo em mãos esses dados, fica evidente que e inviável uma empresa não ter esse tipo de serviço, tanto do ponto de vista ambiental como financeiro.

A humanidade gerou a mesma quantidade de informações nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. E duplicará esse número entre os próximos 18 e 36 meses. No ano 2010 a informação duplicará a cada 11 horas.

Cada vez mais geramos documentos em papel. Essa avalanche de papel gera, a cada dia, maiores problemas, por exemplo:

• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos
• Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido

Empresas e organismos governamentais nos mais diversos níveis estão implantando tais sistemas com diversos objetivos. No entanto, as sete principais razões são:

• Fator diferencial competitivo
• Absoluto controle dos processos de negócio
• Diminuição no tempo de tramitação dos documentos
• Eliminação dos riscos de extravios de documentos
• Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos
• Diminuição dos custos operacionais
• da produtividade que pode chegar a 200%

Confidencialidade é a propriedade de que a informação não estará disponível ou divulgada a indivíduos, entidades ou processos sem autorização. Em outras palavras, confidencialidade é a garantia do resguardo das informações dadas pessoalmente em confiança e proteção contra a sua revelação não autorizada. Confidencialidade é um dos pontos que prezamos em segurança da informação, alinhada com outras funções de negócio como, integridade e a disponibilidade.

Empresas de todos os portes podem usar as soluções da Bug Jobs Company, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, etc).